11.1       Allgemeine Grundsätze

1. Kumulierungsverbot

Für eine Maßnahme kann jeweils nur eine Finanzhilfe aus dem Haushalt der Europäischen Union gewährt werden.

Auf keinen Fall können dieselben Kosten zweimal aus dem Haushalt der Europäischen Union finanziert werden. Um dies zu gewährleisten, haben die Antragsteller im Antragsformular die Quellen und Beträge der Fördermittel der Europäischen Union, die sie in dem betreffenden Rechnungsjahr für dasselbe Projekt, einen Teil des Projekts oder seine Betriebskosten erhalten bzw. beantragt haben, sowie sonstige Fördermittel anzugeben, die sie für dasselbe Projekt erhalten oder beantragt haben.

Die geförderten Maßnahmen dürfen nicht Gegenstand einer Förderung durch Eurimages für dieselbe Aktivität sein.

1. Rückwirkungsverbot

Die rückwirkende Gewährung einer Finanzhilfe für bereits abgeschlossene Maßnahmen ist nicht zulässig.

Für eine bereits begonnene Maßnahme kann eine Finanzhilfe nur gewährt werden, wenn der Antragsteller nachweisen kann, dass die Maßnahme noch vor der Unterzeichnung der Finanzhilfevereinbarung oder der Zustellung des Finanzhilfebeschlusses anlaufen musste.

In diesen Fällen dürfen die förderfähigen Kosten nicht vor dem Tag der Einreichung des Antrags auf Finanzhilfe entstanden sein.

1. Kofinanzierung

Kofinanzierung bedeutet, dass die für die Durchführung der Maßnahme erforderlichen Mittel nicht in voller Höhe über die Finanzhilfe der Europäischen Union bereitgestellt werden dürfen.

Als Kofinanzierungsmittel für die Maßnahme kommen z. B. in Betracht:

• Eigenmittel des Begünstigten;
• Einnahmen aus der Maßnahme;
• Finanzbeiträge Dritter.

1. Ausgeglichener Finanzierungsplan

Dem Antragsformular ist ein Finanzierungsplan für die Maßnahme beizufügen. Die Einnahmen und Ausgaben müssen ausgeglichen sein.

Der Finanzierungsplan ist in Euro aufzustellen.

Wenn für die Antragsteller bereits absehbar ist, dass die Kosten nicht in Euro entstehen werden, sind zur Umrechnung die auf der InforEuro-Website unter

http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_de.cfm veröffentlichten Wechselkurse am Tag der Veröffentlichung dieser Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen heranzuziehen.

1. Durchführungsaufträge/Untervergabe

Erfordert die Durchführung der Maßnahme oder des Arbeitsprogramms die Vergabe von Aufträgen (Durchführungsaufträge), hat der Begünstigte dem wirtschaftlich günstigsten Angebot bzw. gegebenenfalls dem Angebot mit dem niedrigsten Preis den Zuschlag zu erteilen; dabei vermeidet er Interessenkonflikte und bewahrt die Unterlagen für eine eventuelle Prüfung auf.

Einrichtungen, die als öffentliche Auftraggeber im Sinne der Richtlinie 2014/24/EU[1] oder als Auftraggeber im Sinne der Richtlinie 2014/25/EU[2] handeln, müssen die geltenden nationalen Vorschriften über die Vergabe öffentlicher Aufträge einhalten.

Im Falle einer Untervergabe, d. h. der Übertragung bestimmter Aufgaben oder Tätigkeiten, die laut der im Vorschlag enthaltenen Beschreibung Teil der Maßnahme bzw. des Arbeitsprogramms sind und die der Begünstigte nicht selbst ausführen kann, sind die für Durchführungsaufträge geltenden Bestimmungen (siehe oben) sowie zusätzlich folgende Bedingungen einzuhalten:

1. Kernaufgaben der Maßnahme dürfen nicht an Unterauftragnehmer vergeben werden.
2. Die Untervergabe von Aufgaben ist in Anbetracht der Art der Maßnahme und der Erfordernisse ihrer Durchführung gerechtfertigt.
3. Die für die Untervergabe veranschlagten Kosten müssen im Finanzierungsplan eindeutig ausgewiesen werden.
4. Der Begünstigte hat die Agentur von jedweder Untervergabe von Aufgaben, die nicht in der Maßnahmenbeschreibung vorgesehen ist, in Kenntnis zu setzen, und die Agentur muss hierzu ihre Zustimmung erteilen. Die Agentur kann die Zustimmung erteilen:

1. vor der Vergabe von Unteraufträgen, sofern der Begünstigte eine Änderung beantragt,
2. nach der Vergabe von Unteraufträgen, sofern die Vergabe von Unteraufträgen

• im Zwischenbericht oder im Abschlussbericht über die technische Durchführung ausdrücklich begründet wird und
• keine Änderungen an der Finanzhilfevereinbarung nach sich zieht, die die Entscheidung über die Vergabe der Finanzhilfe infrage stellen oder gegen die Gleichbehandlung der Antragsteller verstoßen würden.
  1. Die Begünstigten stellen sicher, dass bestimmte Bedingungen, die für Begünstigte gelten und in der Finanzhilfevereinbarung genannt sind (z. B. Bekanntmachung, Geheimhaltung), auch von den Unterauftragnehmern erfüllt werden.
  2. Finanzielle Unterstützung Dritter

Siehe Teil B.

11.2       Formen der Finanzierung

1. OPTION 1: Erstattung von förderfähigen Kosten in Verbindung mit Pauschalbeträgen für die Gemeinkosten

Für Finanzhilfen, die über die Erstattung der förderfähigen Kosten in Verbindung mit Pauschalbeträgen zur Deckung der Gemeinkosten finanziert werden, erfolgt die Berechnung auf der Grundlage eines detaillierten Finanzierungsplans, der genaue Angaben zu den förderfähigen Kosten im Rahmen einer EU-Finanzierung enthält.

• Beantragter Höchstbetrag

Je nach Art des Projekts (siehe Teil B) ist die Finanzhilfe der EU auf einen Kofinanzierungssatz von 50 %, 60 %, 75 % oder 80 % der förderfähigen Kosten begrenzt.

Folglich muss ein Teil der im Finanzierungsplan veranschlagten förderfähigen Gesamtkosten aus anderen Quellen als der Finanzhilfe der Union finanziert werden.

Die Höhe der Finanzhilfe darf weder die förderfähigen Kosten noch den beantragten Betrag überschreiten. Die Beträge werden in Euro angegeben.

Mit der Annahme eines Antrags verpflichtet sich die Exekutivagentur nicht, eine Finanzhilfe in der vom Begünstigten beantragten Höhe zu gewähren.

• Förderfähige Kosten

Allgemeine Vorschriften:

Förderfähige Kosten sind Kosten, die dem Begünstigten einer Finanzhilfe tatsächlich entstehen und die folgenden Kriterien erfüllen:

• Sie entstehen während der in der Finanzhilfevereinbarung/in dem Finanzhilfebeschluss angegebenen Laufzeit der Maßnahme, mit Ausnahme der Kosten für Abschlussberichte und Bescheinigungen.
• Sie sind im veranschlagten Gesamtfinanzierungsplan für die Maßnahme aufgeführt.
• Sie entstehen in Verbindung mit der Maßnahme, die Gegenstand der Finanzhilfe ist, und sind für die Umsetzung der Maßnahme erforderlich.
• Sie sind identifizierbar und überprüfbar und insbesondere in der Buchführung des Begünstigten entsprechend den im Land seiner Niederlassung geltenden Rechnungslegungsgrundsätzen sowie seinen üblichen Kostenrechnungsverfahren erfasst.
• Sie erfüllen die Anforderungen der geltenden Steuer- und Sozialgesetzgebung.
• Sie sind angemessen, gerechtfertigt und entsprechen den Anforderungen der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung, insbesondere im Hinblick auf Sparsamkeit und Effizienz.

Die internen Buchführungs- und Prüfungsverfahren des Begünstigten müssen eine unmittelbare Zuordnung der im Rahmen der Maßnahme aufgeführten Ausgaben und Einnahmen zu den entsprechenden Buchungsposten und Belegen gestatten.

Förderfähige direkte Kosten (Angaben zu den zusätzlichen Anforderungen finden sich in Teil B):

Dieser Abschnitt gilt nicht für die Maßnahmen „Förderung des Vertriebs nicht nationaler Filme – Automatische Vertriebsförderung“, „Förderung des Vertriebs nicht nationaler Filme – Selektive Vertriebsförderung“ und „Förderung von Agenten für den internationalen Vertrieb europäischer Kinofilme“.

Weiterführende Informationen zu diesen Maßnahmen finden sich in Teil B.

Als förderfähige direkte Kosten der Maßnahme gelten die Kosten, die unter gebührender Berücksichtigung der vorstehend genannten Bedingungen für die Förderfähigkeit unmittelbar mit der Durchführung der Maßnahme in Zusammenhang stehen und ihr somit direkt zuzuordnen sind, wie beispielsweise:

• Aufwendungen für das Personal, das auf der Grundlage eines mit dem Antragsteller geschlossenen Arbeitsvertrags oder eines gleichwertigen Beschäftigungsverhältnisses tätig und für die Maßnahme abgestellt wurde; sie umfassen die tatsächlichen Arbeitsentgelte zuzüglich der Sozialabgaben und weiterer in die Vergütung eingehender Kosten, sofern diese Kosten der üblichen Entgeltpolitik des Antragstellers oder gegebenenfalls seiner Partner entsprechen. Hinweis: Bei diesen Kosten muss es sich um tatsächliche dem Begünstigten oder dem Mitbegünstigten entstandene Kosten handeln. Personalkosten anderer Einrichtungen sind nur dann förderfähig, wenn sie von dem Begünstigten direkt gezahlt oder erstattet werden. Diese Kosten können weitere Arbeitsentgelte, einschließlich Zahlungen auf der Grundlage zusätzlicher Verträge unabhängig von ihrer Art umfassen, sofern sie in einheitlicher Weise gezahlt werden, wenn die gleiche Art von Aktivität oder Fachkompetenz erforderlich ist und sie nicht an eine Finanzierung aus bestimmten Mitteln gebunden sind.
• Aufenthaltskosten (für Sitzungen, gegebenenfalls einschließlich Auftaktsitzungen, europäische Konferenzen usw.), sofern sie der üblichen Praxis des Begünstigten entsprechen und die jährlich von der Kommission festgelegten Sätze nicht überschreiten (https://ec.europa.eu/europeaid/sites/devco/files/perdiems-2017-03-17_en.pdf);
• Reisekosten (für Sitzungen, gegebenenfalls einschließlich Auftaktsitzungen, europäische Konferenzen usw.), sofern sie der üblichen Praxis des Begünstigten entsprechen und die jährlich von der Kommission festgelegten Sätze nicht überschreiten;
• bei Abschreibungskosten für Ausrüstungsgegenstände (neu oder gebraucht) kann von der Agentur nur der Teil der Abschreibung berücksichtigt werden, der der Laufzeit der Maßnahme sowie der tatsächlichen Nutzungsquote im Rahmen der Maßnahme entspricht, es sei denn, die Art und/oder die Rahmenbedingungen der Nutzung rechtfertigen eine andere Kostenübernahme durch die Agentur;
• Kosten für Betriebsmittel, sofern diese identifizierbar sind und für die Maßnahme eingesetzt werden;
• Kosten aus anderen Aufträgen, die der Begünstigte oder seine Partner für die Zwecke der Durchführung der Maßnahme vergeben, sofern die Bedingungen der Finanzhilfevereinbarung bzw. des Finanzhilfebeschlusses eingehalten werden;
• Kosten aus der finanziellen Unterstützung Dritter, sofern die in der Finanzhilfevereinbarung bzw. im Finanzhilfebeschluss festgelegten Bedingungen eingehalten werden;
• Kosten, die sich unmittelbar aus Anforderungen im Zusammenhang mit der Durchführung der Maßnahme ergeben (Informationsverbreitung, spezifische Bewertung der Maßnahme, Übersetzungen, Vervielfältigung usw.);
• Kosten im Zusammenhang mit einer vom Begünstigten der Finanzhilfe gestellten Sicherheitsleistung für die Vorfinanzierung, sofern dies gefordert wird;
• Kosten im Zusammenhang mit externen Prüfungen, sofern diese zur Unterstützung von Zahlungsanträgen notwendig sind;
• nicht abzugsfähige Mehrwertsteuer für alle Aktivitäten, sofern diese nicht mit Tätigkeiten von Behörden in den Mitgliedstaaten in Verbindung stehen.

Förderfähige indirekte Kosten (Gemeinkosten)

• Indirekte Kosten sind in Höhe eines auf 7 % der förderfähigen direkten Kosten der Maßnahme begrenzten Pauschalbetrags förderfähig; es handelt sich um die allgemeinen Verwaltungskosten des Begünstigten, die als maßnahmenbezogen betrachtet werden können.

Förderfähig sind nur indirekte Kosten, die keine unter einer anderen Rubrik des Finanzierungsplans ausgewiesenen Kosten enthalten.

Die Antragsteller werden darauf hingewiesen, dass indirekte Kosten von Organisationen, die bereits einen Betriebskostenzuschuss erhalten, im Rahmen konkreter Maßnahmen nicht förderfähig sind.

• Nicht förderfähige Kosten

Folgende Kosten gelten als nicht förderfähig:

• Kosten im Zusammenhang mit Kapitalerträgen;
• Verbindlichkeiten und Schuldendienste;
• Rückstellungen für Verluste oder Verbindlichkeiten;
• Zinsverpflichtungen;
• zweifelhafte Forderungen;
• Wechselkursverluste;
• von der Bank des Begünstigten in Rechnung gestellte Kosten für Überweisungen der Agentur;
• Kosten, die von einem Begünstigten im Rahmen einer anderen Maßnahme, für die eine Finanzhilfe aus dem EU-Haushalt gewährt wird, geltend gemacht werden. Nicht förderfähig sind vor allem indirekte Kosten im Rahmen einer Finanzhilfe für eine Maßnahme, die einem Begünstigten gewährt wird, der bereits für den betreffenden Zeitraum einen aus dem Unionshaushalt finanzierten Betriebskostenzuschuss erhält.
• Sachleistungen
• unverhältnismäßig hohe oder unangemessene Ausgaben
• Ausgaben für Partner aus nicht am Programm teilnehmenden Ländern bzw. Partner, die keine Mitbegünstigten der Vereinbarung sind.
• Sonstiges (siehe Teil B.)

• Berechnung des endgültigen Betrags der Finanzhilfe – beizufügende Unterlagen

Die endgültige Höhe der dem Begünstigten zu gewährenden Finanzhilfe wird nach Abschluss der Maßnahme bei Genehmigung des Zahlungsantrags festgelegt; dieser Antrag muss die folgenden Dokumente enthalten:

• einen Abschlussbericht mit detaillierten Angaben über die Durchführung und die Ergebnisse der Maßnahme;
• die endgültige Kostenaufstellung, aus der die tatsächlich entstandenen Kosten hervorgehen.

und

• Weiterführende Informationen zu Finanzhilfen unter 60 000 EUR für die Maßnahmen „Förderung des Vertriebs nicht nationaler Filme – Automatische Vertriebsförderung“ und „Förderung von Agenten für den internationalen Vertrieb europäischer Kinofilme“ finden sich in Teil B.

Für die übrigen Maßnahmen gilt Folgendes:

• Bei einer Finanzhilfe für eine Maßnahme bis zu 750 000 EUR muss der Begünstigte als Beleg für die Zahlung des Restbetrags einen „Prüfungsbericht zum abschließenden Finanzbericht – Typ I“ vorlegen, der von einem zugelassenen Prüfer und im Fall von öffentlichen Einrichtungen von einem zuständigen und unabhängigen Beamten zu erstellen ist. Das Verfahren und das Format, die von dem zugelassenen Prüfer oder im Falle öffentlicher Einrichtungen von dem zuständigen und unabhängigen Beamten eingehalten werden müssen, sind im folgenden Leitfaden detailliert beschrieben:

http://eacea.ec.europa.eu/uber-eacea/dokumentenregister_de#audit

Das im Leitfaden vorgegebene Berichtsformat ist zwingend einzuhalten.

• Wenn die Finanzhilfe für eine Maßnahme mindestens 750 000 EUR und der kumulierte Betrag des Zahlungsantrags mindestens 325 000 EUR beträgt, muss der Begünstigte als Beleg für die Zahlung des Restbetrags einen „Prüfungsbericht zum abschließenden Finanzbericht – Typ II“ vorlegen, der von einem zugelassenen Prüfer und im Fall von öffentlichen Einrichtungen von einem zuständigen und unabhängigen Bediensteten des öffentlichen Dienstes zu erstellen ist. Dieses Dokument bescheinigt nach Maßgabe einer von der Agentur zugelassenen Methodik, dass die vom Begünstigten in der Kostenaufstellung angegebenen Kosten, auf die sich der Zahlungsantrag stützt, tatsächlich angefallen, wahrheitsgetreu verbucht und gemäß der Finanzhilfevereinbarung/dem Finanzhilfebeschluss förderfähig sind.

Das Verfahren und das Format, die von dem zugelassenen Prüfer oder im Falle öffentlicher Einrichtungen von dem zuständigen und unabhängigen Beamten eingehalten werden müssen, sind im folgenden Leitfaden detailliert beschrieben:

http://eacea.ec.europa.eu/uber-eacea/dokumentenregister_de#audit

Das im Leitfaden vorgegebene Berichtsformat ist zwingend einzuhalten.

• Berechnung des endgültigen Finanzhilfebetrags

Fallen die dem Begünstigten tatsächlich entstandenen förderfähigen Kosten geringer aus als erwartet, so wird die Agentur den in der Finanzhilfevereinbarung bzw. im Finanzhilfebeschluss genannten Kofinanzierungssatz auf die tatsächlich entstandenen Kosten anwenden.

Falls eine Aktivität, die in dem der Finanzhilfevereinbarung bzw. dem Finanzhilfebeschluss beigefügten Antrag vorgesehen war, überhaupt nicht oder eindeutig unzureichend durchgeführt wurde, wird der endgültige Finanzhilfebetrag entsprechend gekürzt.

Gewinnverbotsregel

Mit der Finanzhilfe der EU darf der Begünstigte im Rahmen der Maßnahme keinen Gewinn anstreben oder erzielen[3]. Unter Gewinn ist ein Überschuss der Einnahmen gegenüber den getätigten förderfähigen Ausgaben des Begünstigten zu dem Zeitpunkt, zu dem der Antrag auf Zahlung des Restbetrags gestellt wird, zu verstehen. Wird in diesem Zusammenhang ein Gewinn erzielt, ist die Agentur berechtigt, den Anteil des Gewinns, der dem Beitrag der Union zu den dem Begünstigten für die Durchführung der Maßnahme tatsächlich entstandenen förderfähigen Kosten entspricht, zurückzufordern.

1. OPTION 2: Finanzierung ausschließlich in Form von Pauschalbeträgen

Siehe die folgenden Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen:

• Förderung der Entwicklung audiovisueller Inhalte – Einzelprojekt (Aufforderung EACEA 22/2018)

Link zum spezifischen Teil: Einzelprojekte

• Förderung von Filmfestivals (Aufforderung EACEA 32/2018)

Link zum spezifischen Teil: Filmfestivals

11.3       Zahlungsmodalitäten

Sofern dies in der Finanzhilfevereinbarung bzw. dem Finanzhilfebeschluss vorgesehen ist, erhält der Begünstigte bei Vorliegen aller erforderlichen Sicherheiten innerhalb von 30 Tagen entweder nach dem Tag der Unterzeichnung der Finanzhilfevereinbarung durch die letzte der beiden Parteien oder nach der Zustellung des Finanzhilfebeschlusses eine Vorfinanzierungszahlung in Höhe des in Teil B angegebenen Prozentsatzes des Betrags der Finanzhilfe.

Sofern dies in der Finanzhilfevereinbarung bzw. dem Finanzhilfebeschluss vorgesehen ist, erfolgt innerhalb von 60 Tagen nach Eingang eines Fortschrittsberichts über die Umsetzung der Maßnahme bei der Agentur eine zweite Vorfinanzierungszahlung in Höhe des in Teil B angegebenen Prozentsatzes des Betrags der Finanzhilfe. Diese zweite Vorfinanzierungszahlung wird erst geleistet, wenn mindestens 70 % der vorangegangenen Vorfinanzierungszahlung in Anspruch genommen wurden. Wurden weniger als 70 % einer Vorfinanzierung verwendet, wird der Betrag der nächsten Vorfinanzierungszahlung um den nicht verwendeten Betrag dieser Vorfinanzierung gekürzt.

Sofern in der Finanzhilfevereinbarung bzw. im Finanzhilfebeschluss angegeben, erhält der Begünstigte eine oder zwei Zwischenzahlungen. Mit den Zwischenzahlungen sollen die Ausgaben des Begünstigten auf Grundlage eines Zahlungsantrags gedeckt werden, wenn die Maßnahme teilweise umgesetzt wurde. Die Zwischenzahlungen dürfen 80 % des Höchstbetrags der Finanzhilfe nicht übersteigen.

Die Agentur bestimmt die Höhe der dem Begünstigten zu zahlenden Abschlusszahlung auf der Grundlage der Berechnung des endgültigen Finanzhilfebetrags (siehe Abschnitt 11.2). Falls der Gesamtbetrag früherer Zahlungen den endgültigen Betrag der Finanzhilfe übersteigt, hat der Begünstigte den von der Agentur zu viel gezahlten Betrag im Rahmen einer Einziehungsanordnung zurückzuzahlen.

11.4       Sicherheitsleistung für die Vorfinanzierung

Bei unzureichender finanzieller Leistungsfähigkeit des Antragstellers kann eine Sicherheitsleistung in Höhe der Vorfinanzierung verlangt werden, um die mit der Vorfinanzierung verbundenen finanziellen Risiken zu begrenzen.

Die auf Euro lautende Sicherheit ist von einem zugelassenen Bank- oder Finanzinstitut mit Sitz in einem der Mitgliedstaaten der Europäischen Union zu stellen. Ist der Begünstigte in einem Drittland niedergelassen, so kann der zuständige Anweisungsbefugte eine von einer Bank oder einem Finanzinstitut mit Sitz in diesem Drittland gestellte Sicherheit akzeptieren, wenn er der Auffassung ist, dass diese Bank oder dieses Finanzinstitut die gleichen Garantien und Merkmale aufweist wie eine Bank oder ein Finanzinstitut mit Sitz in einem Mitgliedstaat. Beträge, die sich auf Sperrkonten befinden, werden nicht als finanzielle Sicherheitsleistungen akzeptiert.

Diese Sicherheit kann durch eine selbstschuldnerische Bürgschaft eines Dritten oder die Solidarbürgschaft der an derselben Finanzhilfevereinbarung bzw. demselben Finanzhilfebeschluss beteiligten Begünstigten einer Maßnahme ersetzt werden.

Die Freigabe der Sicherheit erfolgt schrittweise im Zuge der Verrechnung der Vorfinanzierung mit den Zwischenzahlungen oder der Zahlung des Restbetrags, die nach Maßgabe der Finanzhilfevereinbarung bzw. des Finanzhilfebeschlusses an den Begünstigten geleistet wird.

[1]       Richtlinie 2014/24/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 26. Februar 2014 über die öffentliche Auftragsvergabe und zur Aufhebung der Richtlinie 2004/18/EG.

[2]       Richtlinie 2014/25/EU (zur Aufhebung der Richtlinie 2004/17/EG) über die Vergabe von Aufträgen durch Auftraggeber im Bereich der Wasser-, Energie- und Verkehrsversorgung sowie der Postdienste:http://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:32014L0025

[3]       Diese Bestimmung gilt nicht für Finanzhilfen in Höhe von bis zu 60 000 EUR.